Excel

Datavalidering med en Excel -tabell

Data Validation With An Excel Table

Övningsblad medföljer videoträning online .

I den här videon tittar vi på hur du använder datavalidering till en Excel -tabell. Vi kommer också att titta på hur du använder värdena i en tabell för datavalidering.



Denna tabell är en enkel lista över projekt som visar en försäljningspipeline.

Den sista kolumnen är avsedd att visa det aktuella tillståndet för en given möjlighet.





Till höger, i kolumn G, finns en lista över möjliga tillstånd.

För att illustrera hur datavalidering fungerar med tabeller, ställer jag upp den sista kolumnen i tabellen för att tillämpa värdena i kolumn G genom att tillhandahålla en rullgardinsmeny.



För att börja väljer jag scenkolumnen och klickar sedan på datavalideringsknappen på fliken Data i menyfliksområdet.

Därefter ställer jag in typen till 'List' och pekar på värdena i kolumn G.

När jag har klickat på OK visas rullgardinsmenyn i tabellen.

hur man döljer en vald kolumn i Excel

Och om jag försöker ange något värde som inte finns på listan kommer Excel att visa en varning.

Om jag lägger till en ny rad i tabellen hämtar den också datavalideringen.

Så det här fungerar ganska bra.

Observera dock att om jag lägger till ett nytt värde under befintliga steg, visas det inte i rullgardinsmenyn.

Detta förväntas, eftersom det inte finns något dynamiskt med den nuvarande installationen. I grund och botten har jag hårdkodat en referens till värdena i kolumn G, och den här referensen ändras inte.

Du kanske undrar om vi kan skapa en andra tabell för etapperna och sedan mata tillbaka dessa värden till datavalideringen som används i den första tabellen?

Låt oss prova det.

Först ska jag konvertera listan över etapper till en tabell.

Vid denna tidpunkt förändras ingenting. Datavalideringen fortsätter att fungera normalt.

Men lägg märke till om jag lägger till ett nytt steg, det visas automatiskt i rullgardinsmenyn.

Om jag kontrollerar datavalideringsinmatningsfönstret kan du se att intervallet har utökats automatiskt.

Generellt, när en cellreferens motsvarar en fullständig kolumn i en tabell, uppdaterar Excel referensen vid behov.

I det här fallet betyder det att Excel kommer att uppdatera nedrullningsvärdena för att förbli synkroniserade med den andra tabellen.

hur man sätter standardavvikelsefält i Excel

Tyvärr kan du inte använda strukturerade referenser direkt i datavalideringsfönstret.

Om du försöker göra detta kommer Excel att klaga.

För att bygga en mer transparent lösning kan du dock konfigurera ett namngivet intervall som pekar på en tabellkolumn och sedan använda det namngivna intervallet för datavalidering.

Vi kommer att titta på hur man gör detta i en separat video.



^